El método LEAN se ha consolidado como una herramienta eficaz para optimizar procesos y reducir desperdicios en numerosos sectores, incluidos los servicios jurídicos. Su filosofía se basa en tres pilares fundamentales: atención al cliente, eliminación de desperdicios y mejora continua.
Esta metodología no solo incrementa la productividad —alcanzando mejoras del 40%—, sino que también redefine cómo gestionamos los recursos y el tiempo en el día a día de un despacho de abogados.
¿Qué es el método LEAN?
El método LEAN tiene su origen en el sistema de producción de Toyota, diseñado para maximizar la eficiencia mediante la eliminación de desperdicios. Identifica actividades que no generan valor y propone su eliminación o reducción. Aunque originalmente fue desarrollado para la industria manufacturera, sus principios son universales y se adaptan perfectamente al sector servicios.
Los 7 desperdicios identificados en el método LEAN se han adaptado al sector jurídico, mostrando cómo esta metodología puede mejorar procesos internos y resultados.
Los 7 desperdicios en el sector jurídico
Según esta metodología se identifican 7 tipos de desperdicios en el ámbito jurídico:
- Defectos: relacionamos este desperdicio con el trabajo defectuoso, en el sector jurídico podemos verlo en errores de cálculo, de presentación, formularios incorrectos, duplicidades, etc
- Sobreproducción: producir más de lo necesario es un desperdicio muy habitual en el sector legal, en muchas ocasiones el cliente busca solucionar un problema y no ganar un juicio, el exceso de tiempo o de habilidades que se involucran en la defensa del cliente ha de ser proporcional a la necesidad real del cliente. Un exceso en este desperdicio es detonante para provocar la aparición de los otros
- Tiempo de espera: tiempo perdido, en el ámbito legal este desperdicio lo vemos en la espera antes de la celebración de un juicio.
- Transporte: hace referencia al movimiento de recursos que no agrega valor al producto o servicio. El exceso de movimiento de los archivos y la correspondencia en los despachos de abogados, aunque en descenso es uno de los focos donde reducir costes relacionados con el tiempo y el espacio de almacenamiento.
- Exceso de procesamiento o de procesos: se hace referencia al desperdicio que provoca un trabajo realizado que no aporta valor o más valor del necesario, en nuestro ámbito hablaríamos del exceso de profesionales en reuniones, exceso de trabajo en un proyecto determinado, etc.
- Inventario: hace referencia a tener un elevado stock de material “por si acaso” y no aportan valor generando sobrecoste de almacenamiento. En las firmas legales este desperdicio puede relacionarse con un exceso de archivos y documentos acumulados para gestión del conocimiento, si bien es bastante probable que mucha información no aporte valor y sí genere mayores costes de mantenimiento y servicio de software, por ejemplo.
- Movimientos: se relaciona con los movimientos de los profesionales que no son necesarios pudiendo afectar a la prevención de riesgos laborales, ejemplos de este desperdicio: lejanía de la información en relación con el puesto de trabajo, desplazamientos para reuniones internas, etc
Los 5 principios fundamentales de LEAN:
Para implementar el método LEAN de manera eficaz en el sector jurídico, es esencial seguir sus cinco principios fundamentales:
1. Identificación del valor.
Determina lo que realmente necesita el cliente. Todo aquello que no aporte directamente a esa necesidad debe considerarse desperdicio. En muchas ocasiones perder un juicio es necesario para conseguir el objetivo marcado que cubre la necesidad del cliente, open your mind.
2. Identificación de cadena de valor.
Mapea y determina el equipo y las tareas a desarrollar para llegar a tu objetivo, evita tener más profesionales de los necesarios o si necesitas más de uno define con claridad las tareas que se asocian a cada uno de ellos.
3. Flujo de trabajo continuo.
Reduce cuellos de botella y divide grandes tareas en subtareas manejables para anticipar posibles interrupciones y solucionarlas antes de que afecten el proceso.
4. Establece el sistema “pull”.
Inicia una tarea cuando exista causa que lo justifique. En muchas ocasiones, tenemos preparada la contestación a la demanda sin que el Juzgado la haya admitido a trámite y nos haya emplazado para contestarla, ese tiempo pudo haber sido destinado a otra tarea más necesaria o urgente.
5. Mejora continua.
Busca la perfección constantemente. Analiza, ajusta y optimiza cada proceso de manera recurrente para mantener un flujo de trabajo eficiente y alineado con las necesidades del cliente.
En definitiva, la implementación del método LEAN en el sector jurídico no solo mejora la productividad, sino que también transforma la forma en que se presta el servicio. Al enfocarse en la eliminación de desperdicios y la mejora continua, los despachos de abogados pueden ofrecer soluciones más eficientes, reducir costes y, lo más importante, centrarse en lo que realmente importa: el cliente. Este enfoque no se trata solo de hacer más con menos, sino de hacerlo mejor.
